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今年 1 月,我写了一篇博客文章,介绍什么是律师事务所文件管理软件,它与案件管理软件有何不同,以及当今法律市场上的文件管理软件示例。在上一篇文章的基础上,讨论拥有文档管理系统的优势以及它可以为您的律师事务所做什么也很重要。

管理您的文件

考虑到它被称为“文档管理软件”,这可能看起来很直观,但这究竟意味着什么?考虑一个基本的文件夹结构,因为它通常存在于 Dropbox 或文件服务器中。文件夹结构如下所示:

主要案例文件

一致

  • 调节器
  • 反对律师
  • 客户沟通
  • 法庭

诉状

  • 通知
  • 命令
  • 提交诉状
  • 议案

发现

  • 生产要求
    • 要求
    • 回应
  • 质问
    • 要求
    • 回应

虽然这个基本系统有效,但它有其局限性。搜索文档可能既乏味又不准确;而且,象牙海岸电话号码 您通常无法搜索文档中的文本,只能搜索文档的标题。排序仅限于文件名、创建日期或添加日期以及文件类型。除非执行严格的协议,否则您律师事务所的数字文件夹通常会因情况而异,从而导致错误归档的文件丢失。

适当的文档管理系统可以消除或显着减少标准文件服务器的不足之处。示例功能包括:

  • 完全可搜索的文档文本
  • 统一和强制的文档命名约定  best datbase provider | cell phone number lists
  • 能够按添加/创建日期以外的日期进行搜索
  • 能够通过分配给每个文档的自定义元数据进行搜索
  • 文件被统一分类,然后从系统中包含的有限选项列表中进行子分类(即诉状、发现、通信)
  • 由于所有文档文本都是可搜索的,因此错误归档的文档很容易找到和重新分配。

知识管理

律师事务所应该对多年实践中收集的大量信息进行分类。然而,大多数公司并未以允许长期保存和重复使用的方式正确获取有关其案例的详细信息。为了解决缺乏知识保存的问题,大多数文档管理系统让用户查询整个数据库(而不是在特定情况下仅查询文档)。

想象一下这可以为您做什么!无需向您认识的每个人发送电子邮件,索要表格或在列表服务器上发布寻求帮助,只需一个简单的查询,您就可以找到详细信息,例如“过去六个月内针对专家约翰·史密斯提出的所有道伯特动议”。律师事务所应汇集和保存其成员的集体知识和经验,以提高效率,避免重新发明轮子,并允许其律师和员工从彼此的成功(和错误)中学习。

文档管理系统允许基于创建日期、文档中包含的任何元数据、文件名、各方等进行动态搜索。您对历史数据的访问实际上是无限的。

元数据和原生文件

电子发现是一项蓬勃发展的业务,即使是小公司也经常需要生成元数据。大多数文档管理系统不仅允许您以原始格式加载文档,而且还允许您保留所有原始元数据。在当今更加高科技的发现过程中,保留文档元数据可能至关重要。

一个好的文档管理系统会保留原始文件的元数据,并使该信息可搜索。通过允许用户搜索关键术语和元数据标记,在文档元数据中启用搜索消除了数小时的文档审查工作。

合并表格

合并表单或编码文档仍然是文档管理软件最流行的功能之一。您可以通过将预编码的表格加载到您的文档管理系统中来减少创建和修改文档所需的时间,并提高律师事务所内部的一致性。您可以确信,在您的信笺上离开您的律师事务所的所有文件都具有一致的外观和感觉,并使用公司管理律师预先批准的语言。

许多案例管理系统集成了合并表格/编码文档,因此该功能并不是文档管理软件独有的。独特之处在于,当您在文档管理软件中创建合并表单时,大多数系统会同时将合并后的文档保存在适当的、预先分配的文件位置和预先分配的类别中。案例管理系统通常需要用户手动将合并的文档保存到单独的文件服务器。

整体效率

文档管理系统通过简化搜索、归档、保存和文档创建,为律师事务所节省了无数时间。他们还为历史数据创建了一个动态数据库和存储库,可以创建一个更智能、更高效的律师事务所。

如果您需要帮助查找文档管理系统或需要帮助以充分利用您目前拥有的系统,请随时给我发电子邮件。在 Stacey E. Burke, PC,我们致力于使律师事务所更加高效和自给自足。文件管理可以为您的律师事务所实现这一目标。

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