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几个月前,我写了一篇文章,描述了如何最好地利用 Outlook和类似的日历系统,以便为律师和律师事务所创建更高效​​的工作流程。这篇博客文章将讨论希望创建公司日历的律师事务所的各种日历选项。

大多数律师事务所使用 Microsoft Outlook 和苹果的 iCal 来管理他们的日历。Outlook 和 iCal 建立了一个企业系统,该系统连接了整个律师事务所的所有帐户,使建立公司日历成为可能。在整个律师事务所建立电子邮件和日历企业系统相当简单、易于维护且具有成本效益。随着存储变得更便宜且几乎无限,您不再需要担心删除电子邮件缓存。企业系统也很容易在移动设备上设置。对于按日历生死存亡的律师,企业系统允许跨设备即时同步日历。

大多数公司选择以下两种创建主日历的方法之一:

1) 公司创建一个公司电子邮件地址,该地址复制到每个与公司相关的日历条目上。所有人员都有权访问主日历。必须对所有人员进行培训以始终复制公司地址,并且必须始终使用命名约定。  best datbase provider | cell phone number lists

2) 个人律师和工作人员与特定个人共享他们的日历。个人日历共享仅提供对日历的有限访问,因此无法为公司提供整个公司发生的事件和截止日期的整体视图。

案例管理软件和日历

大多数案例管理软件都提供独立于 Outlook 或 iCal 的日历系统;但是,我们推荐允许在案例管理软件和日历软件之间自动双向同步的系统。

将您的律师事务所日历与您的案件管理软件集成有几个优点。使用案例管理软件来跟踪截止日期、听证会和其他事件意味着所有案例信息都集中在一个地方。大多数案例管理系统都提供了一个固定的日历,从而显着降低了由于信息访问受限而错过事件和截止日期的风险。报告还可以在输入数据库的日历条目、任务和截止日期上运行,为公司提供另一种跟踪重要日期的机制。

案例管理软件与 Outlook 或 iCal 之间的同步可能会出现问题。已知会发生故障,卢森堡电话号码 如果托管您的案例管理系统的服务器出现故障,您的日历可能无法同步,或者更糟糕的是,它可能会消失。虽然一些案例管理系统现在提供了一个移动应用程序,该应用程序提供独立于本机日历应用程序的日历,但大多数都没有。这可能会产生一个问题:决斗日历。如果必须在两个地方更新事件,则它们不太可能匹配。

第三方日历应用程序

市场上有多种第三方日历应用程序,包括 Google 日历、各种 Outlook 插件(如OfficeCalendar)或独立软件(如Calendarscope或timebridge )。大多数不是专门为律师事务所设计的,但可以修改以创建公司日历。

程序具有成本效益(从便宜到免费),易于安装和/或创建,主要基于 Web,并且可以通过应用程序、Web 浏览器或通过同步在移动设备上随时访问到设备的本机日历应用程序。

虽然具有成本效益且易于使用,但第三方日历软件可能存在安全问题,因为产品托管在第三方公司服务器上。在购买基于 Web 的解决方案之前,请确认提供了加密服务。此外,从长期生存能力来看,这些公司大多是新成立的,倒闭的可能性比较大。

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如果您的律师事务所正在寻求更新、升级或最终开始使用公司日历,则必须做出重大决定。Stacey E. Burke, PC 的法律技术专家随时为您提供帮助,帮助您找到适合您公司的解决方案。

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